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Desk Sharing e Smart working: le differenze
Dopo la pandemia, è stato necessario ripensare alle modalità di lavoro adottate finora. I dipendenti hanno compreso che è possibile lavorare in modo più flessibile, senza dover necessariamente dipendere da una sede fisica e da orari prestabiliti. Così, sono diventati sempre più diffusi termini come desk sharing e smart working.
Scopri come il desk sharing e lo smart working possono migliorare la produttività e la collaborazione in ufficio. Conosci le differenze tra queste due modalità di lavoro e scegli quella più adatta alle tue esigenze.
Desk sharing: cos’è?
Desk sharing è più o meno sinonimo di co-working. Si basa quindi sulla condivisione, da parte di lavoratori, sia di spazi di lavoro ma anche di idee e risorse. Oggi sono sempre più diffusi gli spazi co-working nelle città e nelle province, che favoriscono l’incontro di lavoratori in spazi flessibili e anche più rilassanti rispetto al classico ufficio.
Quindi, dando una definizione di desk sharing più precisa, possiamo affermare che si tratti di un'ottimizzazione delle postazioni di lavoro in ufficio che unisce la flessibilità dello smart working alla condivisione di idee e alla socializzazione sul posto di lavoro.
Queste attività presentano un nuovo ambiente di lavoro progettato per migliorare la produttività, la comunicazione tra i membri e il loro benessere. Spesso gli spazi co-working sono dotati di scrivanie condivise, cabine telefoniche, aree relax e spazi aperti per riunioni. Gli spazi di coworking possono avvenire all'interno di un'azienda o anche in location esterne, create appositamente per favorire gli incontri tra professionisti.
Per le aziende una soluzione come questa può offrire molti vantaggi in termini di ottimizzazione degli spazi (non servono più grandi uffici perché un gruppo di persone può condividere lo stesso tavolo in diversi momenti della giornata), favorisce l'interazione sociale e lo scambio di idee Infine, è un modo per supportare l'adattabilità.
Smart working: cos’è?
Forse la maggior parte delle persone ha più familiarità con questo termine. Lo Smart Working, che si può tradurre come lavoro agile o da remoto, è una modalità operativa che svincola i dipendenti dalla sede aziendale.
In base all'orario di lavoro contrattato, può decidere quando aprire e dove svolgere le proprie mansioni. Lo smart working è ormai la norma in molte aziende: secondo una ricerca dell'Osservatorio del Politecnico di Milano, circa il 7% dei dipendenti in Italia lavora in questa modalità, con un aumento del 40% negli ultimi due anni dall'inizio della pandemia.
Il “lavoro intelligente” può essere svolto in modalità di desk sharing. Puoi utilizzare uno spazio di coworking con altri dipendenti, ottenere il tuo spazio o condividerlo con professionisti dello stesso dipartimento. Questo facilita lo scambio di idee e la produttività. Oggi il ruolo dell'ufficio è stato ripensato e le aspettative dei dipendenti in termini di flessibilità e autogestione del tempo e dello spazio possono essere soddisfatte grazie a queste due modalità appena descritte.
Come queste modalità possono influire sulla produttività e la collaborazione in ufficio?
Il desk sharing e lo smart working possono influire positivamente sulla produttività e la collaborazione in ufficio in diversi modi:
- Il desk sharing consente di utilizzare gli spazi di lavoro in modo più efficiente, poiché più persone possono condividere lo stesso spazio fisico in momenti diversi. Inoltre, permette di risparmiare sui costi dell'ufficio.
- Lo smart working consente di lavorare da qualsiasi luogo, il che può aumentare la flessibilità e la motivazione dei dipendenti. Inoltre, riduce i tempi di trasferimento e consente di conciliare meglio lavoro e vita privata.
- Entrambe le modalità possono favorire la collaborazione e la comunicazione tra i dipendenti, poiché consentono di lavorare in modo più flessibile e di superare le barriere geografiche.
Tuttavia, è importante notare che queste modalità di lavoro possono anche avere degli svantaggi, come;
- una maggiore difficoltà nella gestione delle attività,
- una maggiore solitudine
- una maggiore difficoltà nella creazione di una forte cultura aziendale.
Le sfide per un lavoro flessibile
Adottare modalità di lavoro flessibile non è qualcosa di immediato e che si può mettere in pratica dall’oggi al domani. Serve innanzitutto comprendere se lo smart working possa giovare al dipendente: può lavorare da remoto? Può gestire autonomamente il suo tempo? Lo smart working potrebbe nuocere alla sua salute e sicurezza in qualche modo?
Il datore di lavoro deve poi farsi responsabile dell’organizzazione e della gestione del lavoro da remoto, garantendo assistenza, formazione, tecnologie e sicurezza.
In secondo luogo, le attuali normative in materia di smart working stanno evolvendo, ma ancora non siamo giunti a un equilibrio e a un’organizzazione flessibile e su misura dei lavoratori. Il nostro Paese necessita ancora di quel cambio di mentalità che ha caratterizzato gli Stati Uniti e i Paesi del Nord Europa.
In più, per consentire ai lavoratori di operare in modalità flessibile servono due elementi fondamentali: la tecnologia e la formazione.
Tecnologia
Per implementare iniziative di desk sharing e smart working è necessaria l'evoluzione della tecnologia e il modo in cui i dipendenti interagiscono con essa. Il software e l'hardware sono stati ottimizzati in modo che i dipendenti possano lavorare senza il supporto continuo del reparto IT.
Certo, l'assistenza tecnica può essere assicurata anche da remoto, ma si è rivelato necessario per snellire il flusso di lavoro e ridurre gli interventi attraverso una tecnologia smart user-friendly. Inoltre, è necessario implementare attività di informazione e formazione in modo che qualsiasi dipendente possa svolgere le stesse attività in modo flessibile senza il supporto continuo dei colleghi o del reparto IT.
Formazione sulla sicurezza
La preoccupazione più comune di chi si occupa di tutela della salute e sicurezza sul lavoro, così come dei dipendenti, è la scarsa conoscenza degli strumenti di lavoro. Si è scoperto che formare i dipendenti a sviluppare buone abitudini è fondamentale, sia in termini di postura durante il lavoro, sia di pause e disimpegni quando servono.
Un altro rischio legato allo smart working, infatti, è quello di confondere il tempo di lavoro con il tempo libero. La sensazione è che si debba essere sempre disponibili, capaci di accorrere in ogni momento. A lungo termine, questa condizione ha il potenziale per portare a crolli energetici, stress, depressione e altre conseguenze associate a questi.
In ufficio le pause sono meglio scandite, soprattutto per i colleghi e i momenti conviviali, mentre a casa o da remoto è facile perdere la cognizione del tempo e ritrovarsi a lavorare più a lungo del previsto. Le soluzioni di lavoro flessibili non dipendono da quanto tempo dedichi alla gestione delle attività, ma dai tuoi obiettivi: quando hai finito con tutte le tue attività, è tempo di riposare.
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Scritto da Paolo Calderone
https://www.linkedin.com/in/paolo-calderone/
Professionista con più di 25 anni di esperienza maturati nell’ambito della gestione dei servizi di medicina, formazione e sicurezza sul lavoro, fornisce consulenza alle Aziende che desiderano tutelarsi da tutte le sanzioni in cui si potrebbe incorrere a causa del vasto quadro normativo concernente la sicurezza sul lavoro (D.Lgs 81/08). Docente dei corsi di formazione per le figure professionali previste dal D.lvo 81/08.
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